Tycker du att snack om processer och data är bland det tråkigaste som finns? Dags att tänka om! Om er organisation vill bli bäst på det ni gör, börja tänk processer och data. Det är genom processerna som ett företag skapar värde!
Vad har data med processer att göra?
Det mesta börjar med en process, alltså en återkommande kedja med aktiviteter. När något händer i verksamheten – ett kundärende, en beställning, en registrering eller en leverans – sker det i form av en process, alltså en serie aktiviteter. Processen kan vara manuell eller automatisk och många processer har kopplingar till varandra.
I dagens digitala vardag är det mesta vi gör kopplat till någon plattform eller programvara, vilket innebär att nästan varje aktivitet lämnar spår i form av data. Den programvara eller det system som man använder, har en egen databas som den behöver för att fungera. Det är inget man brukar tänka på, men all information som syns måste ju vara lagrad någonstans för att systemet ska kunna plocka upp den och visa på skärmen.
Systemet genererar data och den använder data, nästan som ett slags ekosystem av information som växer för varje gång processen upprepas.
Så här hänger det ihop:
- Det börjar med en process
- Processen kan vara automatisk eller manuell
- En digital process genererar data i systemet
- Datan hamnar i en databas som tillhör systemet
- När processen sker igen, ställer systemet frågor till sin databas, får svar och skapar ny data
- Och så fortsätter det – ett kretslopp som producerar mer och mer data
Exempel: en webbeställning
När en kund beställer något via en webbsida registrerar systemet automatiskt ett antal händelser: vem kunden är, vad kunden har beställt, datum och tid, betalningssätt och så vidare. Allt det hamnar i den databas som tillhör systemet. Vissa processer involverar flera system, så delar av datat kan sparas i olika databaser som i sin tur inte är ihopkopplade.
Vid nästa beställning genererar systemet ytterligare information. Processen är densamma – men datamängden växer.
Från systemdata till verksamhetsresurs
Den databas som tillhör systemet har som syfte att stötta alla funktioner som finns i systemet. Den som tillhandahåller systemet, t ex Microsoft för CRM systemet Dynamics 365, äger också databasen. Eftersom databasen är till för att systemet ska fungera, får man som användare (kund) inte tillgång till den trots att man vill. Däremot är det vanligt att man i systemet kan skapa rapporter för att få fram statistik eller exportera data som Excelfil eller csv.-fil.
Nackdelen med exporter, är att man bara får den data som exporterna tillåter. Det kan räcka för grundläggande insikter och analys, men ganska fort därefter vill man kunna göra mer. Man vill ha mer av det datat som systemet innehåller.
För att få tillgång till mer av datat, brukar man kopiera över det till en egen databas, numera ofta ett molnbaserat datalager. Vi använder ofta engelska ord som ”data warehouse” eller ”lake house”, det är inte helt lätt att hänga med i skillnaderna.
Idag finns det många möjligheter att integrera system, exempelvis genom API:er, men det är inte alltid helt enkelt. Ett affärssystem processar ofta många tabeller med data. En tabell kan innehålla hundratals kolumner och miljoner med rader och databaserna är ofta komplexa och svåra att navigera i.
I ett datalager kan det finnas många olika databaser och målet är ofta att samla all data i samma datalager. Genom att samla data på ett ställe, skapar man fler möjligheter att analysera och utveckla verksamheten.
Ett datalager är ett digitalt skafferi fyllt med resurser.
Data är den resurs som flödar i system och processer
Processer genererar data och värde. För att öka värdet av en process, kan man använda data för att förstå och förbättra processen. Det här är ingen nyhet, metoder som Lean och Six Sigma har data som en nyckelfaktor för att lyckas med förbättringar. Skillnaden nu jämfört med 1980-talet är teknologin och mängden data.
Genom att koppla ihop processer med den resurs som flödar i processen och det stöttande systemet, d.v.s. data, förstår man helheten och ser detaljerna. Och det är här datadriven utveckling och datadrivet beslutsfattande tar sin början. Varje process ni har – oavsett om den är intern eller kundnära – är en möjlighet att lära, förbättra och skapa nytt.
Processer är inte tråkiga – de är grunden för allt värdeskapande
Processer har fått en lite negativ klang, antagligen för att det ofta handlar om dokumentation och kontroll. Att kartlägga processer kan vara ett massivt jobb som många gärna slipper, men det är processerna som skapar värde. Det är också i processerna man kan jobba smartare, mera effektivt och spara på resurser.
Varje process ni har – oavsett om den är intern eller kundnära – är en möjlighet att lära, förbättra och skapa nytt. Processer går att automatisera och det är processerna man kan applicera AI på.
Så nästa gång du hör ordet “process”, tänk inte trögt eller byråkratiskt. Tänk värdeskapande. Se på data som den resurs som gör det möjligt att ta nästa steg.
Vill ni ha stöd i att kartlägga era processer, förstå er data eller bygga upp ert datadrivna arbete?
📞 Don’t be a stranger – hör av er till oss på Dataligence.
Vi designar ett upplägg som passar
Vi hjälper er att konkretisera det där ”vi borde…” eller ”hur gör man?”, alltid med fokus på att börja använda data som en resurs. Oavsett om det handlar om att komma igång att använda befintlig data eller ta nästa steg bortom Excel, få fart på ett projekt eller skapa samsyn mellan IT och verksamhet, så är data och människor alltid i centrum.